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浅谈关于推行无纸化办公

文章出处:责任编辑:人气:-发表时间:2020-04-23 11:14【

在信息化迅猛发展的现代社会里,无纸化办公已成为各公司机关单位提高工作效率、节约办公资源的重要手段,是实现办公自动化、信息化的重要标志,在各公司机关单位推行“无纸化办公”的条件已经成熟。本文主要分析介绍了在各公司机关单位推行无纸化办公的意义,并提出了如何推行无纸化办公的建议。

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一、无纸化办公的概述

无纸化办公,是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具,可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。在无纸化办公环境中,计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。

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二、 在公司和机关单位推行无纸化办公的意义

在各公司和机关单位全面推行“无纸化办公”,不仅提高了相关部门的工作效率,节省了办公资源,也使各部门的工作作风有所改善,给公司和机关单位的工作注入了生机与活力。

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      1 .提高了工作效率

  传统的日常办公需要大量的人力,无纸化办公极大地提高了工作效率,减轻了工作负担。使用网络互联后,信息交流非常畅通便捷,工作效率也得到很大提高,原来需要到处寄送的文件,如非涉密的发文、会议通知、政务信息等由通讯员递送各个部门,效率很低,现在只要手指一摁,几十份通知瞬间就发出去了,实现了文件的快速传递,也保证了文件的时效性。

  2. 节约了大量的办公资源

  实行无纸化办公,可以较少资源的消耗。无纸化办公最显著的特点就是在互联网上进行电子文件的传送,这样不仅量减少了纸质文件的印刷,同时也缩减了纸质文传递过程中所需的人力、物力和财力。

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三、 各公司和机关单位广泛推行无纸化办公的建议

 1. 正确看待当前资金投入

  无纸化办公离不开信息化设施,这些都需要资金投入。目前各公司和机关单位都已配备了电脑等自动化办公设备,但为了更好地推行无纸化办公,必须保证无纸化办公所需的硬件、软件配套设施的不断更新与完善。各级部门要清醒地认识到推行无纸化办公,可以节省大量的办公耗材,最终节省办公成本。

  2. 确保无纸化办公环境安全

  各公司和机关单位有些特殊的部门和岗位,如纪检部门、保密部门等,需要专业的技术人员,确保提供一个稳定、安全、高效的无纸化办公环境,这样就需要有专业的技术工作人员做保障,对网络、进行管理和维护,防范安全威胁,确保无纸化办公环境安全。

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  3. 组织培训,规范管理

  无纸化办公系统在各部门的工作中有广泛的应用,有些应用是需要每工作人员掌握的,如接收和发布单位内部信息等;有些应用是针对特定部门的和岗位设置的,如人事管理、档案管理等,所以要定期对相应的工作人员进行培训,确保培训内容实用。同时,为了规范管理无纸化办公,还应制定关于无纸化办公的相应制度,确保无纸化办公在各部门得到更好的推广应用。

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结语

无纸化办公是建立在办公自动化基础上的节约型、高效型的办公方式,推行无纸化办公对于构建节约型社会,实现节能减排目标意义重大,推行无纸化办公也是时代的选择。致美公司致力于办公家具的研发和制造,为消费者提供更舒适便利的办公环境而不断努力着。公司最近和国内领先的无纸化办公设备生产厂家达成了合作协议,欢迎实地考察、采购。


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